Előzmények

A magyar vasúti társaság működése során rengeteg irat keletkezett, amelyeket a 2000-es évek elejéig a keletkezésük helyén, a különböző igazgatóságokon, osztálymérnökségeken, szolgálati helyeken, műhelyekben és állomásokon tároltak. Az első változást ebben az 1950-es évek hozott, amikor a MÁV-ot egy minisztertanácsi rendelet kötelezte, hogy az örökös megőrzésű, ügyviteli értéküket elvesztett iratait átadja az állami levéltáraknak. Az iratok összefoglaló megnevezését (tételnév) és az átadás legkorábbi idejét az iratkezelési szabályzatokban sorolták fel. Hiába született meg a törvény, az állami levéltárak, a raktári kapacitás szűkössége és a közigazgatásban keletkezett iratok előnyben részesítése miatt nagyon kevés iratot vettek át a MÁV-tól. A Művelődési Minisztérium Levéltári Osztálya ezért 1961-ben vasúti szaklevéltár alapítására adott elvi engedélyt a MÁV-nak. A munka a vezérigazgatósági iratok feldolgozására koncentrálódott. Az 1960-as években elkészültek az iratanyagot feltáró repertóriumok és jóváhagyták a tudományos kutatók munkáját lehetővé tévő kutatási szabályzatot (1966). Ugyanakkor megoldatlan maradt az elhelyezés, az iratokat továbbra is VI. kerületi pincékben tárolták. 1970-ben megváltoztatták a terveket. Ekkor hozták létre az Új Magyar Központi Levéltárat, amelynek illetékességébe került a MÁV is. A szaklevéltár-alapítás ezután lekerült a napirendről. A rendszerváltásig eltelt közel 40 év alatt alig néhány száz iratfolyóméter MÁV-irat került a közlevéltárakba.
Az 1990-es évek elejének gazdasági nehézségei a MÁV-nál sem kedveztek a szükséges, de nem azonnal kimutatható eredménnyel járó fejlesztéseknek. A gazdasági helyzet lassú javulásának eredményeként a ’90-es évek második felében lehetőség nyílott a hosszabb távú programok végrehajtására is. Ekkorra a MÁV-nál már körülbelül 70 ezer iratfolyóméternyi dokumentum halmozódott fel, s ennek mintegy 20%-a „nem selejtezhető” kategóriába tartozott. Az ügyiratokat, terveket gyakran rendkívül rossz körülmények között, pincékben, dohos helyiségekben tárolták, amely többször vezetett rongálódáshoz, megsemmisüléshez. Veszélyt jelentett az is, hogy számtalan MÁV-társaság alapításával elkezdődött az irat- és tervtárak feletti kontroll lazulása. A tervező és építő kft.-k tervezett privatizációja során biztosítani kellett, hogy a MÁV-időszak terv- és iratanyaga a MÁV-nál maradjon. A kialakult helyzet megoldására a MÁV Rt. Igazgatósága 2000 októberében fogadta el az irattárazási rendszer korszerűsítéséről készített előterjesztést. Ez tartalmazta egy új, speciálisan archívum céljára szolgáló épület létesítését, valamint a gyors keresés és az országos kiszolgálás érdekében az Archívumba kerülő iratok digitalizálásának feladatát.

Az Archívum épülete

Az Archívum 3000 négyzetméteres épülete Budapesten, a Nyugati pályaudvar területén mintegy 800 millió forintos költséggel épült a MÁV Tervező Intézet Kft. tervei alapján, tervező Durkó Gábor építész. A kivitelezésre a MÁVÉPSZER Kft. kapott megbízást, bár a cég nehézségei miatt nagyobb részben a Bernecker Kft. valósította meg a projektet 2002 és 2004 között. Az Archívum az iratanyag beköltöztetése után, 2005 májusában nyitotta meg kapuit a látogatók előtt.

Az Archívum raktárait a hatékony tárolás érdekében gördülő állványos polcrendszerrel szerelték fel. Páratartalom-mérő és tűzjelző rendszer szavatolja a dokumentumok biztonságát (1. és 2. ábra). Az épületben nemcsak raktárak találhatók, hanem a helyben kutatók számára egy kutatóterem is, ahol egyszerre négy-hat ügyfél tud megfelelő körülmények között dolgozni (3. ábra). Egy másik nagyméretű helyiséget alakítottak ki digitalizálás és iratrendezés céljára (4. ábra).
Az Archívum építésével egy időben egy külső vállalkozás megkezdte a beköltözésre kijelölt iratanyag digitalizálását. Három év alatt 2,5 millió dokumentumot dolgoztak fel. A beköltözést követően a munka tovább folytatódott az archívumban saját eszközökkel és munkaerővel. Ennek részleteiről később lesz szó.