Az Archívum a felszámolt, a végelszámolt vagy az eladott MÁV-leányvállalatok irat- és tervanyagát is igyekszik összegyűjteni. Ezek többsége a rendszerváltás előtt MÁV szervezeti egység volt, és az iratanyaguk olykor fél évszázadot is felölel. Így kerültek állományba a Dunakeszi Járműjavító és a Távközlési és Biztosítóberendezési Építési Főnökség tervtárai, az Északi Járműjavító iratanyaga, valamint egyes megszűnt vasútegészségügyi intézmények és MÁV-alapítványok iratai is. 2018–2021 között a volt MÁVTI Kft. tervtárát vette át az Archívum.

2014–2017 között az Archívumba kerültek a Budapesti Igazgatóság területéről a nyugdíjszámításhoz szükséges munkavállalói dokumentumok a 2005 előtti korszakból. A feldolgozás során 250-300 ezer egykori MÁV-dolgozó egymillió dokumentuma vált kereshetővé.
A MÁV-nál előforduló speciális dokumentumtípusok tematikus egységei különböző gyűjteményekben kaptak helyet. Az utasítások, a menetrendek, a menetjegyek, a szabványtervek, a helyszínrajzok gyűjteményei is fontos információkat nyújtanak. Fotógyűjteményünk 200 000 tételt tartalmaz, zömmel vállalati eseményeket és építkezéseket vagy építményeket rögzítettek a MÁV fotósai (9. és 10. ábra).

Mozgóképgyűjteményünk csaknem 2000 tételből áll, zömmel celluloidalapú oktatófilmek és VHS-kazettán lévő anyagok találhatók benne. Az utóbbi két gyűjtemény elsősorban az 1945 utáni korszakról nyújt pótolhatatlan képi információkat. A filmgyűjtemény, az elmúlt évek munkájának köszönhetően, már digitális formában is rendelkezésre áll. A külön filmszerveren tárolt adatállomány mérete 6 terabyte.
2016-tól a MÁV Dokumentációs Központ és Könyvtár megszűnésével a könyvtár vasúti témájú gyűjteményei átkerültek az Archívum állományába. A csaknem 20 000 könyv, folyóiratok, tanulmányok, az UIC-döntvények gyűjteményei kutatótermünkben olvashatók, részleteik másolhatók. A MÁV hivatalos lapja (MÁV Értesítő), a Magyar Vasúti és Közlekedési Közlöny és a MÁV belső újságjai digitalizáltan is elérhetők.

Fejlesztések, a jövő feladatai

A digitalizálás új szintre emelése érdekében folyamatosan megújítjuk, fejlesztjük az Archívum hardvereit. Munkába állítottunk egy felvételező munkaasztalt, amellyel a legrégebbi, sérült tervrajzokat is digitalizálni tudjuk egy állványos, kamerás rendszer segítségével. Ebben az évben két ipari dokumentumszkennert szereztünk be, és hamarosan két új tervrajzszkennerrel is bővülünk.
A sérült tervrajzok, dokumentumok restaurálása érdekében sikerült egy papírrestaurátor szakemberrel bővítenünk munkatársi gárdánkat. Nagyon fontos lépést tettünk ezzel abba az irányba, hogy a ránk bízott még megmenthető dokumentumokat szakszerűen fertőtlenítsük és megfelelő anyagokat használva, a szakma előírásai szerint állítsuk helyre.
A jövő év feladatai közé tartozik a MÁV Zrt. Híd- és Alépítményi Osztály-tervtár 2004 után keletkezett anyagának digitalizálása, amely a becslések szerint 170 000-180 000 darab tervrajzot és szöveges tervdokumentációt érint.
A nyugdíjszámításhoz szükséges munkavállalói iratanyag fondja is gyarapodni fog a 2005–2017 között kilépett dolgozók dokumentumaival. Ez a munka már el is kezdődött, és a jövő évben ér véget.
A 10 évnél régebbi, nem selejtezhető ügyiratok folyamatos digitalizálása az elmúlt években állandó feladatot jelentett számunkra. 2024-től a Poszeidon DMS rendszerből már tisztán digitális és vegyes (papíralapú és digitális) ügyiratot is fogadnunk kell, amely új kihívást jelent az Archívum számára.