Szervezeti keretek

Az Archívum elődszervezete 2001 elején alakult, amikor a MÁV Vezérigazgatóságán az Ügykezelési és Dokumentációs Hivatal keretében létrehozták a Levéltári Osztályt. A Levéltári Osztály működtette a MÁV Központi Irattárat. 2013-tól a MÁV működését támogató back-office tevékenységek a MÁV Szolgáltató Központ Zrt.-be kerültek. Ezen belül alakították ki a menedzsmenttámogató és ügyviteli szolgáltatások üzletágat (röviden MTÜSZÜ), amely az iratokkal kapcsolatban a MÁV-Volán csoport vállalatainak komplex ügyviteli szolgáltatást nyújt. Mivel az ügyviteli folyamatok behálózzák a csoport működését, így az iratanyagok életútjának szinte minden szakaszában jelen van a szervezet: küldemények kezelése, irattárazása és selejtezése, amelyet az Archívum speciális feladatai egészítenek ki. 2014-től a Központi Irattár és az azt működtető szervezeti egység neve is Archívum lett. Az MTÜSZÜ archívumban három területen – állománygyarapítás, digitalizálás és információs szolgálat – jelenleg 16 fő dolgozik.

Az Archívum tevékenysége

Az iratállomány gyarapítása

Az iratátvételek elsődleges célja, hogy a szakmai munkához a szükséges dokumentumok, információk rendelkezésre álljanak. Emellett fontos feladat, hogy a MÁV szellemi örökségét, a magyar vasút történetét bemutató dokumentum-, tervrajz-, film- és fotóállományt megőrizzük. Az iratok őrzése a jogbiztosítás céljából is kiemelten fontos.
Az Archívumba a 10 évnél régebben keletkezett, hosszú őrzési idejű és az örökös megőrzésű iratok kerülnek. Az iratok döntő részben a MÁV Zrt. központi szervezeteitől és területi igazgatóságaitól származnak. A tervanyagok általában egy-egy szakági tervtár vagy szervezeti egység működésének megszüntetésekor kerülnek az Archívumba. Kisebb mennyiségű dokumentum érkezik magánemberektől (gyűjtőktől, hagyatékokból) is.
A 2005 utáni években 14 000 iratfolyóméterre gyarapodott az Archívum által őrzött iratok mennyisége.

Iratfeldolgozás, digitalizálás

Az iratok feldolgozása fizikai előkészítéssel kezdődik. Az iratokat fémtelenítjük, eltávolítjuk a másodpéldányokat, kivesszük a műanyag tokokat és szükség esetén megragasztjuk a szakadt iratokat. Alkalmanként szükség van a sérült iratok restaurálására, és a fertőzött iratok fertőtlenítésére is. Egyes iratanyagok összekeveredve, rendezetlenül kerülnek az Archívumba, ezekre az iratokra a szakmai normáknak megfelelő iratrendezés vár. A fizikai előkészítés végén az iratok levéltári szabványdobozokba, illetve -hengerekbe kerülnek.
A fentiek szerint előkészített iratokat nagy teljesítményű szkennereken digitalizáljuk. A szöveges dokumentumokat A3 méretig behúzós-görgős ipari szkennerekkel, a tervrajzokat maximum 92 cm széles dokumentumot feldolgozni képes tervrajzszkennerekkel. Végül, hogy kereshetővé váljon az iratanyag, munkatársaink rögzítik a dokumentumokról a leíró-azonosító adatokat. A dokumentumok és a raktári egységek (dobozok, hengerek stb.) vonalkódot kapnak, így kerülnek a raktárakba. Az Archívumban évente átlagosan egymillió oldalt digitalizálunk és 100-120 ezer dokumentumot teszünk kereshetővé. A digitalizálással jelentősen nő a keresések hatékonysága és eredményessége, emellett az adatszolgáltatás ideje is lerövidül. A dokumentumokat csak ritkán kell elővenni, így ez állományvédelemi szempontból is hasznos. A nagy mennyiségű digitalizálással elértük, hogy a nálunk tárolt nem selejtezhető dokumentumok 80%-a, hárommillió dokumentum (mintegy 60 millió oldal) digitálisan kutatható. Az adatbázis mérete csaknem 8 terabyte. A digitalizáltság mértékében az Archívum egyedülálló a nagyobb vállalati archívumok, de még a közlevéltárak között is.

Adatszolgáltatás

Az Archívum elsősorban a MÁV-Volán csoport vállalatainak működését támogatja úgy, hogy a keresett dokumentumokat felkutatja, és arról másolatot juttat el számukra. Munkatársaink napi kapcsolatban állnak a vasúti infrastruktúrát kezelő, fejlesztő részlegekkel. A jogi ügyek szempontjából releváns dokumentumok keresése is nagyon gyakori. A megkeresések döntő többsége a MÁV Zrt. munkatársaitól érkezik, de tervtárainkat a MÁV FKG Kft. is rendszeresen használja. Emellett az elmúlt öt évben több mint 15 ezer MÁV-dolgozó nyugdíjazáshoz szükséges iratát biztosítottuk. A kéréseket két éve – a menedzsmenttámogató és ügyviteli szolgáltatások üzletág – a belső hálózaton elérhető ITSD felületén várjuk. Természetesen e-mailben érkezett kérdésekre is válaszolunk. Évente 2500-3000 megkeresés eredményeként 25-30 ezer dokumentumot adunk ki a MÁV-szervezetek részére.
A kutatási szabályok megtartásával, szolgáltatási díj ellenében, lehetőségük van a külső ügyfeleknek is, hogy az itt tárolt iratanyagok nyilvános részéhez hozzáférjenek, másolatot kapjanak. Egy átlagos, járvány nélküli évben 600-800 látogatót fogadunk az ügyfélszolgálaton. A külső kutatók jellemzően a MÁV Zrt. területén munkát végző vállalkozások, tervezőirodák alkalmazottai. Jelentős még továbbá a publikációkat és szakdolgozatokat készítők száma. Ugyanakkor történészek is felkeresnek bennünket, mert az iratokban nemcsak a vasúttörténet, hanem a magyar történelem jelentős eseményei is tükröződnek. Vasútbarátok, családkutatók és terepasztal-építők is gyakran keresik meg az Archívum ügyfélszolgálatát a legkülönfélébb kérésekkel. Külső ügyfelek számára adott a lehetőség, hogy jól körülhatárolt témákat, kutatási és másolási díj ellenében, írásban megrendeljenek. Ez a vidéki vagy mozgásukban korlátozott kutatók számára könnyebbséget jelent.

Az iratanyag ismertetése

Az Archívumban tárolt dokumentumok három csoportra oszthatók: irattárakra, tervtárakra és gyűjteményekre. Ezek összesen 117 fondban (ez az iratnyilvántartás legnagyobb egysége) vannak elkülönítve. Az irattárak legfontosabb részét a Vezérigazgatóság, a hat MÁV-igazgatóság és a Záhonyi Üzemigazgatóság nem selejtezhető iratai adják, de egyes főosztályok, osztályok (például gépészet, személyügy) és alacsonyabb területi szervezeti egységek (például osztálymérnökségek) iratai is megtalálhatók bennük. A MÁV részvénytársasággá alakulása utáni korszak fontos dokumentumai az Igazgatóság, a Felügyelőbizottság és a vezetői értekezletek iratai. A tervtárak közül a legjelentősebbek a MÁV Tervező Intézet volt tervtára, a magasépítményi tervtár és a hidásztervtár (5. ábra). Ezek egyenként is több százezer tervrajzot tartalmaznak. Külön említendő az archív központi tervtár és az archív magasépítményi tervtár (6. és 7. ábra), amelyek 1945 előtt épített vonalakról, műtárgyakról és épületekről nyújtanak pótolhatatlan információkat. A legrégebbi dokumentumok 1845-1846-ból származnak (8. ábra). A közelmúltban került az Archívumba a MÁV Beruházási Igazgatóság, a Debreceni Műszaki Lebonyolító Osztály és a Miskolci Építési Főnökség tervtára. Viszonylag kevés tervrajzzal rendelkezik az Archívum a gőzmozdonyokról, mivel ezeket a rajzokat korábban a Közlekedési Múzeum vette át.

Személyek életútjának felkutatását segítik az 1950 előtti évek szolgálati táblázatai, a rangsorkönyvek, a vasúti almanachok digitalizált példányai, valamint a fegyelmi iratok fondja.