A tervezési időhorizont így szinte tetszőleges távra kitolható. A rendszer támogatja és elősegíti azt a szemléletváltozást, hogy a projektek a szervezetalapú nyilvántartás és felépítés helyett éveken átnyúló program alapján kerüljenek definiálásra. A fókusz az üzleti feladatokon van, a leíró adatok a rendszerből különböző nézetek (szervezet, költséghely, eszköz, év stb.) szerint tetszőlegesen csoportosítva kinyerhető.

Erőforrás-felhasználás

A megtervezett munkák végrehajtása során a SAP-rendszerben történik a munkatársak vezénylése, a munkalapok előállítása, majd munkába adást követően automatikusan létrejönnek a foglalások a raktárakban, a szerződéses lehívások pedig a beszerzési szervezetnél.
Az elvégzett munkákat követően kulcsfontosságú a tényadatok visszajelentése mind a felhasznált anyagok, mind pedig a munkaórák, gépórák tekintetében. Ezt egységes felületen a munkákhoz (PM-rendeléseken) kell elvégezni, függetlenül a beavatkozás típusától. A visszajelentett órák automatikusan átkerülnek a humánerőforrás-gazdálkodási IHIR rendszerébe.
A rendszer a rögzített tényadatokat az üzemeltetési, karbantartási tevékenységek esetén a megfelelő költséggyűjtő objektumra, tevékenységre, pályaszakaszra, felújítás vagy beruházás esetén pedig a kapcsolódó tárgyi eszközre számolja el a megfelelő módon.
Óriási eredmény, hogy a MÁV üzemeltetési és fejlesztési szervezete, a MÁV FKG egy közös rendszerben tervezi meg az együttesen elvégzendő pályavasúti munkákat, jelentősen növelve ezzel a tervezés és megvalósítás hatékonyságát. A MÁV FKG az Inka-rendszerben kapja a megrendeléseket, szakemberei itt igényelhetik a vágányzárakat, tartják nyilván a költségeiket, valamint a felmérési napló elkészítésétől a számla kibocsátásáig a munkák teljesítésigazolását és elszámolását is automatizmusok támogatják (7. ábra). A MÁV által biztosított anyag és szolgáltatások megrendelése, diszponálása és elszámolása is közös folyamatban, a vállalatközi számlázási funkciók segítségével történik. Az Inka-rendszerben transzparensen rögzített folyamat üzemeltetői igényfeladással (IP00 tervrendeléssel) indul, amit a fejlesztési szervezet illeszt be a gördülőtervbe és rendel meg az FKG-től (CO-rendeléssel). Az FKG-nál felmerülő költségeket a rendszerben rögzítik és az önköltségek elszámolásánál összegzik. A folyamat státuszai, terv- és tényköltségei, változása, valamint az ezeket rögzítő felhasználó azonosítója a rendszerben megjeleníthető, naplózott adat.

Diszpécserrendszer – egységesítés

Egységesítették a diszpécseri funkciókat, folyamatokat. Míg korábban a pályavasúti szakmák különböző rendszereket, nyilvántartásokat használtak, most az Inka-1 alapprojekt egységes SAP-alapú felületet biztosít a pályás, erősáram-, biztosítóberendezés, távközlési és ingatlan-karbantartási területeknek egyaránt (8. ábra). A diszpécserek által rögzített jelentések alapján indíthatók a hiba- és zavarelhárítási munkák (PM-rendelések), így egy rendszeren belül a teljes folyamat nyomon követhető a bejelentéstől egészen az elvégzett munkák elszámolásáig.

Infrastruktúra-nyilvántartás

Az Inka kialakított megoldása az egységes pályavasúti berendezés- és infrastruktúra-nyilvántartás megteremtése. Ezt a rendszereszköz (gazdasági, AM-moduli nézet) és műszaki berendezés (PM-moduli nézet) összekapcsolása, valamint a vasúti szakterületre specializált, a SAP-rendszerhez teljeskörűen, online módon integrált Infralife rendszer biztosítja. Az Inka-1-konszolidáció után 369 433 műszaki objektum szerepel a PM-modulban, ebből 105 453 tárgyi eszközhöz rendelt pályavasúti eszköz. Az Inka-2 indulása újabb, csaknem 200 000 – elsősorban a gördülőállományt érintő – műszaki berendezéssel bővítette a digitális nyilvántartást (1. táblázat).
Csaknem két év működésre volt szükség ahhoz, hogy valamennyi pályavasúti berendezést megfelelően rögzítsenek a rendszerben. A rossz nyelvek ezt az időszakot „éles próbaüzemnek” említik. Az feltétlenül igaz, hogy az elképzelt Inka-modellben karbantartási munkát csak berendezésre, illetve ingatlan esetén műszaki helyre lehet elszámolni. Amíg nem került a digitális nyilvántartásba valamennyi berendezés, addig néhány szakma esetében az üzemeltetéssel kapcsolatos rendeléseket ettől eltérően kezelték. A felújítási és beruházási rendeléseknél a hiányzó berendezéseket minden esetben felvették, így ebben a folyamatban az éles indulás óta a modellnek megfelelő a munkavégzés. 2019 eleje óta mondhatjuk el, hogy a pályavasút maradéktalanul megfelel az alapmodellben megfogalmazott működésnek.
Speciális nyilvántartást igényelnek az ingatlanok is, amelyekre egy kifejezetten erre a célra kialakított modul, az RE-FX szolgál. Az ingatlanok nyilvántartása teljes részletezettségben – a földterületi nyilvántartástól a helyiségszintig – kialakított. Az ingatlanokhoz kapcsolódóan a fentiek szerint egységesek a tervezett műszaki munkák, a diszpécseri bejelentések is. A rendszer az ingatlanokra vonatkozó egyedi elszámolási szabályokat is kezeli, kiszolgálva a gazdasági, kontrolling területek igényeit (9. ábra).